Когда вы участвуете в тендере на поставку товаров или оказание услуг, ваша заявка — это не просто документ. Это лицо вашего бизнеса перед заказчиком. И если в пакете документов вы приложите акт выполненных работ или ТОРГ-12, заполненный с ошибками — даже самый качественный продукт или услуга могут быть отклонены без объяснения причин. Многие компании теряют контракты не из-за высокой цены или слабого предложения, а потому что их акт выглядит как копия с ошибками в дате, отсутствует подпись ответственного лица или не совпадает с требованиями в спецификации. В этой статье мы разберём, что такое акт выполненных работ и ТОРГ-12, зачем они нужны в тендерах, как их правильно оформить, какие ошибки приводят к отклонению заявок и как избежать типичных ловушек, которые уничтожают шансы на победу.

Что такое акт выполненных работ и ТОРГ-12: в чём разница и зачем они нужны в тендерах?

Многие участники тендеров путают акт выполненных работ и товарную накладную ТОРГ-12, считая их взаимозаменяемыми. Это фатальная ошибка. Хотя оба документа подтверждают факт выполнения обязательств, они служат разным целям и имеют различную юридическую природу.

Акт выполненных работ — это документ, который подтверждает, что услуги или работы были оказаны в полном объёме и в срок. Он используется при выполнении работ по договору, особенно если речь идёт о консалтинге, обучении, ремонте, проектировании или любых других нематериальных услугах. Акт — это не просто подтверждение «мы сделали», а официальный акт приёма-сдачи, где указываются результаты, качество выполнения и подтверждение согласия заказчика. В тендерах он нужен, чтобы доказать, что вы способны не только выполнить работу, но и официально её оформить — это показатель профессионализма и готовности к соблюдению договорной дисциплины.

ТОРГ-12 — это товарная накладная, которая применяется при поставке товаров. Он фиксирует не только факт отгрузки, но и детально описывает наименование, количество, маркировку, единицы измерения и стоимость товаров. Этот документ является основанием для списания товара со склада, учёта в бухгалтерии и подтверждения поставки. В тендерах на закупку товаров ТОРГ-12 — это не просто форма, а обязательный элемент пакета документов. Его отсутствие или ошибки в данных могут стать основанием для автоматического отклонения заявки даже при наличии других подтверждающих документов.

Важно понимать: если тендер предполагает поставку товаров, вы должны предоставлять ТОРГ-12. Если речь идёт об услугах — акт выполненных работ. Нельзя заменить один другим. Контрактный отдел заказчика проверяет соответствие документов типу закупки — и если вы приложили ТОРГ-12 для услуги, ваша заявка будет отклонена по формальному признаку. Это не субъективное мнение — это строгие требования закона № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, регулирующие государственные и корпоративные закупки.

Зачем это нужно заказчику? Просто: чтобы избежать двойного учёта, мошенничества и несоответствия между заявкой и реальным исполнением. Акт и ТОРГ-12 — это юридические «отпечатки пальцев» вашей сделки. Если они неправильно оформлены — у заказчика есть основания подозревать, что вы не готовы к честной и прозрачной работе. В тендерах формальные ошибки часто становятся поводом для отклонения — даже если вы предлагаете лучшую цену и качество.

Когда именно требуются эти документы?

В большинстве случаев заявка на тендер требует приложить образцы документов, которые будут подписаны после победы. Но некоторые тендеры — особенно на поставку товаров или крупные проекты с предварительной проверкой — требуют приложить фактические примеры выполненных работ. Это делается для того, чтобы убедиться, что вы действительно имеете опыт в аналогичных закупках и не подаёте заявку «наудачу».

  • При закупке товаров (оборудование, медикаменты, канцелярия) — требуют ТОРГ-12 с печатью и подписями.
  • При закупке услуг (ремонт, обучение, IT-поддержка) — требуют акт выполненных работ с подписями обеих сторон.
  • При закупке строительных работ — нужен акт с приложением исполнительной документации.
  • При закупке программного обеспечения — может потребоваться акт приёма-сдачи с подтверждением тестирования.

Важно: даже если в ТЗ (техническом задании) не указано явно, что нужно приложить акт или ТОРГ-12 — лучше добавить их как «дополнительные приложения». Это повышает доверие к вашей заявке. Заказчик оценит, что вы не просто «заполнили форму», а понимаете процесс закупки от А до Я.

Как правильно заполнить акт выполненных работ для тендера: пошаговая инструкция

Заполнение акта выполненных работ — это не «два слова и подпись». Это строго регламентированный документ, который должен соответствовать требованиям законодательства и внутренним стандартам заказчика. Ниже — пошаговая инструкция, как его правильно оформить.

Шаг 1: Выберите правильную форму

Согласно Приказу Минфина РФ № 157н, акт выполненных работ может быть оформлен по унифицированной форме № КС-2 (для строительных работ) или в свободной форме. Для большинства услуг — подходит свободная форма, но она должна содержать обязательные реквизиты:

  • Наименование документа («Акт выполненных работ»)
  • Номер и дата составления
  • Наименование заказчика и исполнителя (полные реквизиты)
  • Основание для выполнения работ (номер и дата договора)
  • Перечень выполненных работ или оказанных услуг (с подробным описанием)
  • Объём выполненных работ (в натуральных или денежных единицах)
  • Сроки выполнения
  • Подписи уполномоченных лиц с расшифровкой и печатями
  • Отметка о соответствии выполненных работ условиям договора

Важно: если заказчик в ТЗ указал конкретный шаблон — используйте именно его. Даже если ваша форма «красивее», лучше подстроиться под требования, чем рисковать отклонением.

Шаг 2: Укажите точные данные по договору

Все сведения о заказчике и исполнителе должны совпадать с теми, что указаны в заявке на тендер. Даже опечатка в ИНН или неправильное написание наименования организации — это повод для отклонения. Проверяйте:

  • Полное наименование организации (без сокращений)
  • Юридический адрес
  • ИНН, КПП, ОГРНИП/ОГРН
  • Банковские реквизиты (если требуются)

Если в заявке вы указали «ООО "Ромашка"», а в акте — «ОАО "Ромашка"» — это уже не опечатка, а нарушение. В системе Госзакупок такие расхождения автоматически выявляются. Убедитесь, что все данные идентичны.

Шаг 3: Детально опишите выполненные работы

Не пишите «оказаны консультационные услуги». Это слишком расплывчато. Вместо этого укажите:

  • Тема консультации: «Анализ эффективности маркетинговой кампании в Q1 2024»
  • Методы: интервью, анализ CRM-данных, A/B-тестирование
  • Результат: повышение конверсии на 27%, выявлено 3 неэффективных канала
  • Сроки: с 10.03.2024 по 25.03.2024

Чем конкретнее — тем выше доверие. Заказчик должен понимать, что вы не просто «сделали работу», а выполнили конкретные задачи, описанные в техническом задании. Если вы приводите пример из реального проекта — укажите даты, объёмы и результаты. Не бойтесь деталей — они показывают ваш профессионализм.

Шаг 4: Укажите стоимость и подтверждение оплаты

В акте обязательно должна быть указана стоимость выполненных работ. Даже если оплата ещё не произведена — укажите сумму, как в договоре. Это подтверждает, что вы понимаете финансовые условия сделки.

Если оплата уже была произведена — приложите копию платёжного поручения или выписку из банка. Это необязательно, но сильно повышает доверие. Заказчик видит: вы не просто «обещали» — вы уже работали, и клиент был доволен.

Шаг 5: Подписи, печати и даты

Это — критически важный этап. Без подписей и печатей акт не имеет юридической силы.

  • Подписи должны быть двух сторон: заказчика и исполнителя.
  • Подписи — не просто «Иванов И.И.», а с расшифровкой: «Иванов Игорь Иванович, генеральный директор».
  • Печать — должна быть четкой, не размытой. Если у вас нет печати — уточните в ТЗ, можно ли использовать электронную подпись (ЭП).
  • Дата составления акта — не должна быть раньше даты окончания работ и не позже срока подачи заявки на тендер.

Частая ошибка: подписи ставят в одном месте, а печать — на другой странице. Это недопустимо. Печать и подписи должны быть на одной странице, желательно — в нижней части акта.

Шаг 6: Проверка перед подачей

Перед тем как приложить акт к заявке — проведите проверку по чек-листу:

  1. Совпадают ли реквизиты заказчика и исполнителя с заявкой?
  2. Есть ли номер договора и дата?
  3. Чётко описаны работы или услуги?
  4. Указана ли стоимость?
  5. Подписаны ли документы обоими сторонами с расшифровкой?
  6. Есть ли печать (если требуется)?
  7. Дата акта соответствует срокам выполнения?
  8. Файл в формате PDF, без водяных знаков?

Проверьте дважды. Один неверный символ — и ваша заявка уходит в архив.

ТОРГ-12 для тендеров: как заполнить, чтобы не отклонили

ТОРГ-12 — это документ, который ведётся по форме, утверждённой Госкомстатом. Он применяется при отгрузке товаров и является основанием для учёта в бухгалтерии. В тендерах на поставку товаров он — не просто «формальность», а ключевой документ для подтверждения вашей способности поставлять товар в срок и в нужном объёме.

Обязательные реквизиты ТОРГ-12

Вот что обязательно должно быть в ТОРГ-12:

  • Наименование документа: «Товарная накладная»
  • Номер и дата составления (нумерация должна быть последовательной)
  • Наименование и реквизиты отправителя (ваша компания)
  • Наименование и реквизиты получателя (заказчик)
  • Наименование товара (точно как в спецификации)
  • Количество (в единицах измерения, указанных в ТЗ)
  • Цена за единицу и общая сумма
  • Срок поставки
  • Подписи ответственных лиц с расшифровкой и печатями
  • Номер накладной — должен соответствовать номеру в сопроводительных документах

Особое внимание — наименованию товара. Если в ТЗ указано «Монитор 24 дюйма, IPS, HDMI», а в ТОРГ-12 — «Монитор 24» — это уже несоответствие. Заказчик может отказать, даже если товар один и тот же — потому что несоответствие в номенклатуре нарушает требования по прозрачности закупок.

Как заполнить ТОРГ-12 для тендера: практический пример

Представим, что вы участвуете в тендере на поставку 50 ноутбуков Dell Inspiron 14. Вот как должен выглядеть ТОРГ-12:

№ п/п Наименование товара Единица измерения Количество Цена за ед. (руб.) Сумма (руб.)
1 Ноутбук Dell Inspiron 14, Intel Core i5-1235U, 8 ГБ ОЗУ, SSD 512 ГБ шт. 50 67 900 3 395 000

В графе «Основание» укажите: «Договор № 123/456 от 05.03.2024». В графе «Поставщик» — полные реквизиты вашей компании. В графе «Получатель» — полные реквизиты заказчика (не сокращайте!).

Подписи: укажите ФИО и должность ответственного лица поставщика (например, «Начальник отдела сбыта») и получателя («Инженер-приёмщик»). Печать — обязательно. Если печати нет, уточните в ТЗ — можно ли использовать электронную подпись. В большинстве случаев — нет.

Срок поставки должен совпадать с датой в ТЗ. Если вы не сможете доставить товар в срок — лучше отказаться от участия, чем подавать неправильный документ. Заказчик может проверить данные через логистические системы — и вы рискуете попасть в «чёрный список».

Чего не должно быть в ТОРГ-12?

Вот что категорически запрещено:

  • Ручная корректировка — если вы исправили цифру ручкой — документ недействителен. Все правки должны быть заверены печатью и подписью.
  • Отсутствие номера — накладная без номера не регистрируется.
  • Несоответствие ТЗ — если в спецификации указаны «ноутбуки с Windows 11 Pro», а в ТОРГ-12 — «Windows 10» — это основание для отклонения.
  • Опечатки в наименовании — «Dell Inspiron 14» ≠ «Dell Inspiron-14».
  • Печать не по ГОСТу — если печать размыта, нечитаема или нарисована маркером — документ отклоняют.

Не забывайте: ТОРГ-12 — это не «предварительный документ». Он должен быть оформлен на момент подачи заявки, если в ТЗ требуется предоставить примеры. Если вы приложили «пустой» шаблон — это будет расценено как попытка обмана.

Типичные ошибки при заполнении акта и ТОРГ-12: почему вас отклоняют

Большинство ошибок — не технические, а психологические. Участники думают: «Ну, это же формальность», — и не проверяют документы. А в системе Госзакупок все поля проверяются автоматически, а потом — экспертами. Вот самые частые ошибки, которые приводят к отклонению заявок:

Ошибка №1: Не совпадают реквизиты

Это — самая распространённая ошибка. Вы указали в заявке «ООО "ТехноСервис"», а в акте — «ОАО "Техно-Сервис"». Даже тире вместо дефиса — повод для отклонения. Системы Госзакупок сравнивают данные по ИНН, но если ИНН совпадает, а наименование — нет — это сигнал для ручной проверки. А там уже могут посчитать, что вы пытаетесь «замаскировать» другую организацию.

Ошибка №2: Нет подписи или печати

Сотни заявок отклоняются каждый месяц именно потому, что документ не подписан. Даже если вы отправили PDF-файл с печатью, но она не видна — это как если бы вы подали чистый лист. Печать должна быть чёткой, видимой и на одной странице с подписями. Если вы используете электронную подпись — убедитесь, что она соответствует требованиям ФСБ и законодательства.

Ошибка №3: Дата акта позже даты подачи заявки

Если вы составили акт 15 апреля, а подали заявку 10 апреля — это невозможно. Документ не может быть датирован позже, чем вы его подаёте. Заказчик может решить: «Этот акт — сделан после подачи заявки. Значит, он не реальный».

Ошибка №4: Не указаны реквизиты заказчика

Некоторые компании забывают указать наименование и ИНН заказчика. Но ТОРГ-12 — это документ, подтверждающий поставку именно этому заказчику. Без его реквизитов — документ не имеет юридической силы.

Ошибка №5: Несоответствие ТЗ

Если в техническом задании указано: «Поставить 100 стульев с металлическим каркасом», а вы приложили ТОРГ-12 с 100 стульями «с деревянным каркасом» — даже если вы думаете, что это «почти то же самое», вас отклонят. В тендерах важны точные соответствия.

Ошибка №6: Формат файла

Вы приложили ТОРГ-12 в формате Word или JPG? Это — повод для отклонения. Требования к формату: PDF/A (архивный PDF), без паролей, с возможностью копирования текста. В некоторых тендерах требуют именно печатную версию в PDF, а не скан. Сканируйте чётко — без теней и заломов.

Ошибка №7: Использование шаблона из интернета без адаптации

Вы скачали шаблон акта с сайта и вставили свои данные? Это опасно. Часто такие шаблоны содержат старые реквизиты, устаревшие наименования или неправильные поля. Проверяйте каждый пункт по требованиям закона и ТЗ.

Важно: Отклонение по формальным признакам — это не «неудача», а сигнал. Это значит, что ваш документ не прошёл проверку на соответствие минимальным требованиям. В тендерах — формальности = фундамент. Если вы не соблюдаете их, вас не станут рассматривать как надёжного участника.

Примеры заполнения: реальные кейсы из практики

Разберём два реальных примера — один успешный, другой провальный.

Кейс 1: Успешная подача акта для услуг

Компания «ТехноМаркет» участвовала в тендере на оказание услуг по внедрению CRM-системы для муниципалитета. В ТЗ требовалось приложить акт выполненных работ за последние 12 месяцев.

Они приложили:

  • Акт №78 от 12.03.2024
  • Заказчик: Муниципальное учреждение «Управление цифровизации г. Киров»
  • Исполнитель: ООО «ТехноМаркет»
  • Работы: «Внедрение CRM-системы Bitrix24, обучение 15 сотрудников, настройка модуля учёта обращений»
  • Сроки: с 01.02.2024 по 10.03.2024
  • Стоимость: 185 000 руб.
  • Подписи: директор ООО «ТехноМаркет» и главный специалист Управления
  • Печать: наличие печати подписанта
  • Файл: PDF/A, размер менее 5 МБ

Результат: заявка принята. Компания выиграла тендер с наименьшей ценой и лучшим качеством документации.

Кейс 2: Провальный ТОРГ-12

Компания «ПродуктСервис» подала заявку на поставку 200 термосов. Приложили ТОРГ-12, где:

  • Наименование: «Термос 1 л» (в ТЗ — «Термос с двойными стенками, объём 1 л»)
  • Цена: без указания валюты (в ТЗ указано «руб.»)
  • Подпись: только от поставщика, без подписи получателя
  • Печать: размытая, нечитаемая
  • Файл: .docx (Word)

Результат: заявка отклонена по пункту 4.1.3 Правил проведения тендера — «Несоответствие документа установленным требованиям».

Что они сделали не так? Всё. Несоответствие номенклатуры — уже повод для отказа. Отсутствие подписи получателя — нарушение. Печать нечитаема — документ недействителен. Формат Word — противоречит требованиям электронной площадки.

Этот кейс показывает: даже если вы предлагаете отличный товар, плохая документация — это как красивый автомобиль с пробитым колесом. Вы не доедете.

Как проверить акт и ТОРГ-12 перед подачей: чек-лист для победы

Перед тем как нажать «Отправить» — пройдите этот чек-лист. Он работает для любых тендеров — и государственных, и корпоративных.

Проверка акта выполненных работ

  1. Наименование документа — «Акт выполненных работ»?
  2. Есть ли номер и дата?
  3. Совпадают ли реквизиты заказчика и исполнителя с заявкой?
  4. Указан ли номер договора?
  5. Чётко описаны работы или услуги (не «оказаны консультации», а «проведён анализ маркетинговой стратегии с использованием метода SWOT»)?
  6. Указана стоимость?
  7. Подписаны обе стороны с расшифровкой ФИО и должности?
  8. Есть печать? Если нет — есть ли разрешение на использование ЭП?
  9. Дата акта не позже даты подачи заявки?
  10. Файл — PDF/A, без водяных знаков и паролей?
  11. Проверена ли орфография? (Нет опечаток в названиях, адресах)

Проверка ТОРГ-12

  1. Наименование документа — «Товарная накладная»?
  2. Есть ли номер и дата?
  3. Совпадают ли реквизиты отправителя и получателя с заявкой?
  4. Наименование товара точно соответствует ТЗ?
  5. Указаны единицы измерения (шт., кг, м)?
  6. Указана цена за единицу и общая сумма?
  7. Срок поставки совпадает с ТЗ?
  8. Подписаны обе стороны (отправитель и получатель)?
  9. Есть печать? И она чёткая?
  10. Файл — PDF/A, не Word или JPG?
  11. Все цифры напечатаны, без ручных исправлений?

Совет: сделайте копию документа, распечатайте её и проверьте от руки. Человеческий глаз замечает ошибки, которые пропускает экран. Подпишите копию и датируйте — это будет ваша контрольная версия.

Что делать, если вы не можете предоставить акт или ТОРГ-12?

Иногда компания только начинает работать — и у неё нет реальных актов. Или заказчик — новый, и вы ещё не заключали с ним договоры.

Что делать?

  • Проверьте ТЗ: если там сказано «приложить примеры» — это не значит, что они должны быть с этим заказчиком. Можно приложить акты с другими клиентами.
  • Если в ТЗ указано «только с данным заказчиком» — лучше не участвовать, если у вас нет подходящего акта.
  • Если вы новая компания — сделайте пробный договор с другим клиентом (даже небольшой) и оформите акт. Это стоит 1–2 часа работы, но спасёт вашу заявку.
  • В некоторых тендерах можно приложить «объяснительную записку» с просьбой рассмотреть документы по аналогии. Но это рискованно — используйте только если в ТЗ разрешено.

Не пытайтесь «сделать» акт на фиктивную сделку. Это мошенничество — и последствия могут быть серьёзными: от дисквалификации на год до уголовной ответственности.

FAQ

Можно ли использовать ТОРГ-12 вместо акта выполненных работ при подаче заявки на тендер?

Нет. ТОРГ-12 — это документ для товаров, акт — для услуг и работ. Их нельзя заменять друг другом. Заказчик имеет право отклонить заявку, если вы приложили неправильный документ — даже если содержание совпадает. Это вопрос юридической корректности.

Какие требования к формату файла при подаче акта или ТОРГ-12?

Большинство электронных площадок требуют PDF/A (архивный формат), без паролей, с возможностью копирования текста. Сканированные документы должны быть чёткими, без теней и заломов. Файлы в Word или JPG — не принимаются. Максимальный размер — 5–10 МБ, зависит от площадки.

Можно ли приложить скан акта без печати?

Если в ТЗ не указано обязательное требование печати — можно. Но это рискованно. Большинство заказчиков требуют печать как подтверждение официальности. Лучше уточнить в ТЗ или использовать электронную подпись, если она легализована.

Как проверить, что акт или ТОРГ-12 соответствуют требованиям тендера?

Сравните каждый пункт документа с пунктом ТЗ. Составьте таблицу: «Требование в ТЗ» — «Как отражено в документе». Если хотя бы один пункт не совпадает — перерабатывайте.

Что делать, если заказчик требует акт за последние 2 года, а у меня есть только за год?

Приложите все имеющиеся акты. Напишите пояснительную записку: «Предоставлены акты за 2023 и 2024 годы. За 2022 год документы утеряны в связи с переходом на электронный документооборот». Подпишите и приложите к заявке. Часто это принимают, если другие документы в порядке.

Какие последствия, если я приложу поддельный акт?

Если документ окажется фальшивым — вас дисквалифицируют на 2 года, внесут в реестр недобросовестных поставщиков, и вы не сможете участвовать в госзакупках. Это не штраф — это бан.

Заключение: документы — ваша репутация в тендерах

В мире тендеров ваша заявка — это не просто набор цифр и предложений. Это система, где каждая деталь имеет значение. Акт выполненных работ или ТОРГ-12 — это не «файл, который нужно приложить». Это ваше профессиональное лицо. Оно говорит: «Я знаю правила, я уважаю процессы, я готов к ответственности».

Типичные ошибки — не в знаниях, а в внимательности. Вы можете быть лучшим поставщиком на рынке — но если ваш акт написан с опечаткой, или подпись не подписана — вас отклонят. Не потому что вы плохой, а потому что система требует безупречности.

Не спешите. Проверяйте дважды. Используйте чек-лист. Сравнивайте каждый пункт с ТЗ. Не доверяйте шаблонам из интернета без проверки. Если есть сомнения — попросите юриста или опытного коллегу проверить документ.

Помните: победа в тендере — это не про лучшую цену. Это про надёжность, точность и профессионализм. А акт выполненных работ или ТОРГ-12 — это ваша первая и самая важная проверка на эти качества. Сделайте их безупречными — и вы уже на шаг впереди всех.