Представьте ситуацию: вы неделю не спали, перерабатывали до поздней ночи, внесли десятки правок, убедили заказчика в каждом шрифте и тоне текста — и вот работа готова. Вы отправили файлы, написали «всё сделано», ждете оплату. Но ответа нет. Через неделю — тишина. Потом приходит сообщение: «А это всё? Где то, что мы обсуждали?» И вы понимаете: без официального документа подтверждения выполнения работы ваш труд может оказаться невостребованным. Акт сдачи-приемки — это не просто формальность. Это ваша юридическая защита, страховка от недоплаты и инструмент для укрепления профессиональной репутации. В этой статье вы узнаете, как правильно оформить акт сдачи-приемки работ, чтобы избежать споров, не потерять деньги и сохранить доверие клиентов — даже если вы фрилансер без юридического образования.
Почему акт сдачи-приемки — это не «бумажка», а ваша юридическая броня
Многие фрилансеры, особенно начинающие, считают акт сдачи-приемки лишней формальностью. «Я же общаюсь с клиентом по WhatsApp, он всё видит», — говорят они. Но в мире цифровой экономики, где договоренности заключаются за пять минут в чате, именно документы становятся единственной доказательной базой. Без акта вы не сможете подтвердить, что работа была выполнена в полном объеме, в срок и по согласованному техническому заданию. И если клиент решит отказаться от оплаты — суд будет смотреть не на ваши переписки, а на подписанный документ.
Почему это особенно важно для IT-специалистов, дизайнеров и копирайтеров? Потому что результат их работы — нематериальный. Вы не сдаёте товар, который можно взвесить или измерить. Вы сдаете сайт, логотип, текст, скрипт — всё это можно оспорить. Клиент может сказать: «Этот шрифт не тот», «Текст звучит как у конкурента», «Сайт не работает на мобильных». Без акта, где четко прописаны критерии приемки и подтверждено соответствие требованиям — вы проигрываете. Даже если вы всё сделали идеально.
Важно понимать: акт сдачи-приемки — это не замена договору. Это его логическое продолжение. Договор оговаривает условия: сроки, стоимость, обязанности сторон. Акт фиксирует результат. Без акта договор остаётся нереализованным — как рецепт без готового блюда. Юристы называют это «документом подтверждения исполнения обязательств». В России, по Гражданскому кодексу (статья 753), акт является основанием для оплаты. Если клиент не подписывает акт — вы не имеете права требовать деньги на основании договора. Пока он его не подпишет — вы в праве отложить работу или даже потребовать авансовый платеж.
Когда клиент говорит: «Подпишем акт после оплаты» — это красный флаг. Он уже не хочет платить, а использует акт как рычаг давления. Умный фрилансер требует подписи до или в момент передачи работы. Подписанный акт — это ваш билет на оплату. Без него вы рискуете остаться без денег, даже если сделали всё на 100%.
Чем акт отличается от договора и счет-фактуры?
Многие путают три документа, которые часто идут вместе: договор, акт сдачи-приемки и счет-фактура. Разберемся в их ролях.
- Договор — это основание для сотрудничества. Он определяет, что вы будете делать, за сколько, в какие сроки и на каких условиях. Он регулирует отношения до начала работы.
- Акт сдачи-приемки — подтверждение, что работа выполнена. Он фиксирует факт исполнения: вы сделали то, что обещали. Без него договор остается «на бумаге».
- Счет-фактура — это налоговый документ. Он нужен для бухгалтерии, если вы ИП или ООО. Он не подтверждает выполнение работы — только факт выставления оплаты.
Представьте: вы заключили договор на разработку сайта за 80 тысяч рублей. Вы сделали сайт, отправили его клиенту. Он говорит: «Очень красиво, но я не готов платить — нет акта». Что делать? Вы можете отправить счет-фактуру. Но в бухгалтерии клиента скажут: «Нет подтверждения, что работа выполнена — не можем принять к учету». Счет-фактура без акта — это не документ для оплаты, а просто счет. Без акта клиент может отказать в оплате без нарушения закона — потому что он не подтверждает, что вы выполнили обязательства. Акт — это доказательство того, что работа завершена и принята.
Как составить акт сдачи-приемки: пошаговая инструкция для фрилансеров
Составить акт сдачи-приемки может любой фрилансер — не нужно юридическое образование. Главное — соблюдать структуру, быть точным и избегать расплывчатых формулировок. Ниже — пошаговая инструкция, применимая к IT, дизайну и контенту.
Шаг 1: Убедитесь, что работа действительно завершена
Перед тем как составлять акт, проверьте всё. Убедитесь, что:
- Все пункты технического задания выполнены
- Тестирование проведено (сайт работает на всех устройствах, нет багов)
- Все файлы переданы в нужных форматах
- Клиент получил доступ к админке, исходникам или репозиториям
- Вы провели инструктаж, если нужно (например, как обновлять сайт)
Если есть незавершенные задачи — не составляйте акт. Сначала доделайте, потом фиксируйте результат. Подписание акта — это не «сдача на пробу», а окончательное принятие. Если клиент обещает доработать — это должно быть прописано отдельно в дополнительном соглашении, а не в акте.
Шаг 2: Используйте стандартную структуру акта
Нет единого шаблона, но есть универсальная структура, которую признают все компании и суды. Включите в акт следующие разделы:
- Заголовок: «Акт сдачи-приемки выполненных работ» — пишется крупно, по центру.
- Номер и дата: Присвойте уникальный номер акта (например, №1/2025) и укажите дату составления. Это важно для учета.
- Реквизиты сторон: Укажите полные данные заказчика и исполнителя. Для фрилансера — ФИО, ИНН, адрес регистрации (если ИП). Если вы физлицо — укажите паспортные данные и адрес. Для заказчика — полное название компании, ИНН, ОГРНИП (если ИП), юридический адрес.
- Основание: Укажите, на основании какого договора выполнялись работы. Например: «На основании Договора №1 от 05.03.2025».
- Описание работ: Самый важный раздел. Перечислите все выполненные работы по пунктам. Не пишите «сделан сайт». Напишите: «Разработан и реализован корпоративный сайт на платформе WordPress, включающий 8 страниц (Главная, О компании, Услуги, Кейсы, Блог, Контакты, Форма обратной связи, Карта сайта), интегрированы: CRM-форма, Google Analytics, Яндекс.Метрика, адаптивный дизайн под мобильные устройства».
- Критерии приемки: Укажите, по каким критериям работа оценивается. Например: «Сайт должен открываться без ошибок на всех современных браузерах, скорость загрузки не более 2 секунд, все ссылки работают, текст соответствует техническому заданию №2». Это защитит вас от споров.
- Факт приемки: Сформулируйте так: «Работы выполнены в полном объеме, соответствуют требованиям технического задания и приняты заказчиком без замечаний». Если есть замечания — пропишите их отдельно, как дополнение к акту.
- Подписи и печати: Должности, ФИО, подписи обеих сторон. Укажите дату подписания. Если заказчик — ИП или компания, печать не обязательна, но желательно.
Шаг 3: Пишите конкретно — избегайте расплывчатых формулировок
Самая частая ошибка фрилансеров — слишком общие формулировки. Вот как выглядит плохой и хороший вариант:
Плохо: «Работа выполнена в полном объеме. Все заказанные услуги предоставлены».
Хорошо: «Выполнены следующие работы: 1) Созданы 5 рекламных баннеров в формате PNG и JPG для Instagram и VK; 2) Написаны 3 статьи по теме «Как выбрать CRM-систему» объемом 1500 знаков каждая, с SEO-оптимизацией и ключевыми словами: «CRM для малого бизнеса», «лучшие CRM 2025»; 3) Опубликованы статьи на сайте клиента в разделе «Блог»; 4) Предоставлены исходные файлы в Figma и текстовые версии статей в Word».
Чем конкретнее — тем сложнее клиенту оспорить. Если вы написали «3 статьи», а он говорит — «А где пятая?» — вы сразу покажете: в акте указано 3. Если он говорит — «А это не то, что я хотел» — вы показываете: в ТЗ указано «статьи про CRM», и вы сделали именно это.
Шаг 4: Добавьте приложения — если нужно
Если работы сложные (например, разработка приложения или запуск рекламной кампании), добавьте в акт список приложений:
- Приложение 1: Техническое задание
- Приложение 2: Скриншоты готовых страниц
- Приложение 3: Ссылки на опубликованные материалы
- Приложение 4: Инструкции по эксплуатации
Это не обязательно, но в спорной ситуации приложения становятся вашими лучшими свидетелями. Скриншоты, ссылки на опубликованные статьи — это доказательства, которые суд примет без лишних вопросов.
Шаг 5: Как передать акт и получить подпись
Подписывать акт можно тремя способами:
- Электронная подпись: Используйте сервисы вроде «СберЭДО», «Контур.ЭДО» или DocuSign. Электронная подпись имеет юридическую силу.
- Подпись в PDF: Отправьте акт в формате PDF. Заказчик распечатывает, подписывает от руки, сканирует и возвращает. Это легально.
- Электронная подпись через почту: Если клиент не хочет подписывать — попросите ответить на ваше письмо с актом: «Подтверждаю, что работа принята». Сохраните переписку. Это не замена акту, но может помочь в суде.
Важно: Не отправляйте акт «на подпись» без даты и номера. Если клиент ответит: «Принято», — это не акт. Это переписка. Акт должен быть оформлен как самостоятельный документ.
Примеры актов для разных профессий: IT, дизайн, контент
Каждая сфера требует своего подхода к формулировкам. Ниже — три реальных примера актов, адаптированных под конкретные профессии. Используйте их как шаблоны — просто замените детали.
Пример 1: Акт для IT-разработчика
Акт сдачи-приемки выполненных работ №2/2025
г. Москва, 15 апреля 2025 года
Заказчик: ООО «ТехноСервис»
ИНН 7712345678, ОГРНИП 1234567890123, адрес: г. Москва, ул. Техническая, д. 15
Исполнитель: Иванов И.И.
ИНН 9876543210, адрес: г. Москва, ул. Красная, д. 8
Основание: Договор №1 от 05.03.2025
Объем выполненных работ:
- Разработан и внедрен веб-сайт на платформе WordPress с адаптивным дизайном
- Созданы 8 страниц: Главная, О компании, Услуги, Кейсы, Блог, Контакты, Форма обратной связи, Карта сайта
- Интегрированы: CRM-форма с автоматической отправкой писем на почту клиента, Google Analytics и Яндекс.Метрика
- Настроена SEO-оптимизация: мета-теги, заголовки H1-H3, alt-тексты для изображений
- Проведено тестирование на устройствах: iOS, Android, Windows, macOS — ошибок нет
- Переданы исходные файлы: .zip архив с шаблонами, скриптами и базой данных
- Проведена инструктажная сессия по управлению сайтом (2 часа)
Критерии приемки:
- Сайт должен загружаться за ≤2 секунды
- Все ссылки должны работать без 404 ошибок
- Форма обратной связи должна отправлять письма на email zakazchik@company.ru
- Все страницы должны корректно отображаться на экранах с разрешением от 320 до 1920 пикселей
Факт приемки:
Работы выполнены в полном объеме, соответствуют требованиям технического задания и приняты заказчиком без замечаний. Все материалы переданы в полном объеме.
Подписи:
| Заказчик | Исполнитель |
|---|---|
| ________________ / ________________ | ________________ / Иванов И.И. |
Дата: 15.04.2025
Пример 2: Акт для дизайнера
Акт сдачи-приемки выполненных работ №5/2025
г. Санкт-Петербург, 10 апреля 2025 года
Заказчик: ООО «БрендСтрой»
ИНН 9876543210, ОГРНИП 9876543210987, адрес: г. Санкт-Петербург, пр. Ленина, д. 45
Исполнитель: Петрова А.А.
ИНН 1234567890, адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Дизайнеров, д. 2
Основание: Договор №3 от 01.02.2025
Объем выполненных работ:
- Разработан логотип компании в трех вариантах (цветной, черно-белый, упрощенный)
- Создан брендбук: 12 страниц с правилами использования логотипа, цветовой палитрой, шрифтами и примерами
- Разработаны 3 визитки с учетом печатных стандартов (300 dpi, bleed 3 мм)
- Подготовлены 5 рекламных баннеров для Instagram и VK в формате PNG, JPG, GIF
- Разработаны 2 баннера для таргетированной рекламы (размеры: 1200x628 и 1080x1080)
- Переданы исходные файлы в формате .AI, .PSD и .PDF
- Проведена консультация по использованию бренда в соцсетях и печати
Критерии приемки:
- Логотип должен быть читаем на всех размерах — от 10x10 мм до A3
- Цветовая палитра должна соответствовать предоставленным образцам (Pantone 286C, #0D3B5A)
- Баннеры должны быть готовы к печати и публикации без дополнительной правки
- Брендбук должен содержать четкие инструкции по применению элементов бренда
Факт приемки:
Работы выполнены в полном объеме, соответствуют требованиям технического задания и приняты заказчиком без замечаний. Все материалы переданы в полном объеме.
Подписи:
| Заказчик | Исполнитель |
|---|---|
| ________________ / ________________ | ________________ / Петрова А.А. |
Дата: 10.04.2025
Пример 3: Акт для копирайтера
Акт сдачи-приемки выполненных работ №8/2025
г. Новосибирск, 18 апреля 2025 года
Заказчик: ООО «Эко-Жизнь»
ИНН 5432109876, ОГРНИП 6789012345678, адрес: г. Новосибирск, ул. Зеленая, д. 89
Исполнитель: Сидоров М.М.
ИНН 1357924680, адрес: г. Новосибирск, ул. Творческая, д. 12
Основание: Договор №4 от 10.03.2025
Объем выполненных работ:
- Написаны и опубликованы 5 статей на сайте клиента: «Как выбрать экотовары», «Экологичные упаковки в 2025 году», «Почему экобренды растут», «Секреты устойчивого маркетинга», «Как писать про экологию без зеленого воронка»
- Объем каждой статьи: 1500–2000 знаков с пробелами
- Все статьи прошли SEO-проверку: ключевые слова включены, мета-описания написаны, заголовки H1-H3 оформлены
- Создано 3 поста для Telegram-канала (1000–1200 знаков каждый)
- Написаны 3 описания товаров с уникальным текстом для интернет-магазина
- Проведена редактура и проверка на грамматику, стилистику, орфографию
- Все материалы переданы в формате .docx и .pdf
- Список ключевых слов предоставлен в приложении №1
Критерии приемки:
- Тексты не должны содержать повторов, плагиата и грамматических ошибок
- Каждая статья должна содержать минимум 3 ключевых слова из предоставленного списка
- Текст должен быть написан в стиле «дружелюбный эксперт» — без сложного жаргона
- Посты для Telegram должны вызывать вовлеченность (вопросы, призывы к действию)
Факт приемки:
Работы выполнены в полном объеме, соответствуют требованиям технического задания и приняты заказчиком без замечаний. Все материалы переданы в полном объеме.
Подписи:
| Заказчик | Исполнитель |
|---|---|
| ________________ / ________________ | ________________ / Сидоров М.М. |
Дата: 18.04.2025
Как не попасть в ловушку: 7 опасных ошибок фрилансеров
Даже если вы знаете, как оформить акт, можно легко ошибиться. Вот самые частые ловушки — и как их избежать.
Ошибка 1: «Подпишем, когда оплатят»
Это самый распространенный миф. Если клиент говорит: «Сначала оплата — потом акт», — это не просто непрофессионально. Это признак, что он не собирается платить. Акт — это доказательство работы. Его подписывают до или в момент оплаты, а не после. Если вы ждете оплату — и он ждет подписи акта — вы в замкнутом круге. Решение: требуйте подписи акта до отправки счета. Укажите в договоре: «Оплата производится после подписания акта сдачи-приемки».
Ошибка 2: Не указывать сроки
В акте должно быть понятно, за какой период выполнены работы. Не пишите «работы выполнены». Пишите: «Работы выполнены в период с 01.03.2025 по 10.04.2025». Это важно для учета и в случае споров: если клиент говорит, что вы «затянули сроки», у вас есть доказательство — акт фиксирует период.
Ошибка 3: Использовать непонятные термины
«Сделан сайт» — плохо. «Разработан сайт с CMS, интеграцией CRM и адаптивным дизайном» — хорошо. Чем точнее формулировки, тем сложнее клиенту отрицать факт выполнения. Если вы пишете «сделано всё», это звучит как эмоция, а не факт. Факт — это перечисление конкретных задач.
Ошибка 4: Не сохранять копии
Подписанный акт должен храниться у вас и у клиента. Не полагайтесь на облако или WhatsApp. Отправляйте акт по почте, сохраняйте PDF-версию с датой и подписью. Если клиент исчезнет — у вас будет документ для обращения в суд.
Ошибка 5: Не указывать, что работы приняты без замечаний
Это ключевая фраза. Без нее акт теряет силу. Если вы напишете: «Работы выполнены» — клиент может сказать: «А я не принял». А если напишете: «Работы выполнены в полном объеме, соответствуют требованиям и приняты без замечаний» — он уже не может отрицать. Эта фраза — ваш юридический щит.
Ошибка 6: Отправлять акт без номера и даты
Акт без номера — это просто письмо. Номер позволяет отслеживать документы в бухгалтерии. Дата — подтверждает, что работа была сделана именно в этот период. Если клиент скажет: «Это было месяц назад», — вы покажете дату акта.
Ошибка 7: Не делать акт вообще
Самая опасная ошибка. Многие фрилансеры думают: «Он же хороший клиент». Но в бизнесе нет хороших или плохих — есть договоры и документы. Клиент может уйти, компания закрыться, бухгалтер уволиться — и никто не вспомнит, что вы сделали. Только акт останется.
Что делать, если заказчик не подписывает акт?
Представьте: вы всё сделали. Акт отправлен. Заказчик молчит. Дни проходят. Что делать?
Шаг 1: Напомните вежливо
Отправьте письмо: «Здравствуйте! Напоминаю, что работа выполнена и акт сдачи-приемки отправлен 10.04.2025 (№8/2025). Пожалуйста, подтвердите прием. Если есть замечания — сообщите до 20.04, чтобы мы могли внести правки». Это дает ему шанс ответить — и вы сохраняете доброжелательный тон.
Шаг 2: Запросите подтверждение в переписке
Если он не подписывает — попросите в ответе на ваше письмо: «Подтверждаю, что работа принята». Сохраните переписку. Это не замена акту, но в суде это будет доказательством.
Шаг 3: Выставите счет с пометкой «Оплата после подписания акта»
Если он не подпишет — вы в праве отложить выставление счета. Пишите: «Счет будет выставлен после подписания акта сдачи-приемки». Это стимулирует его подписать.
Шаг 4: Используйте чек-лист для подтверждения
Создайте простой список: 1) Работа выполнена — ✅; 2) Все файлы переданы — ✅; 3) Акт отправлен — ✅; 4) Подтверждение получено? — ❌. Если три пункта выполнены, а четвертый нет — это не ваша вина. Это повод для официального письма: «Уважаемый клиент, мы не получили подтверждения приемки. Просим подписать акт до 25.04 или сообщить замечания».
Шаг 5: Если ничего не помогает — отправьте претензию
Если клиент игнорирует — напишите официальную претензию. Укажите: дату договора, объем работ, факт выполнения, отправку акта и отсутствие ответа. Требуйте оплаты в срок 10 дней. Претензия — это первый шаг к суду. И она работает: большинство клиентов платят после получения претензии, потому что понимают: дальше — суд и штрафы.
Шаг 6: В будущем — не работайте без акта
Самый важный урок: если клиент отказывается подписывать акт — это красный флаг. Не работайте с такими заказчиками в будущем. Ваши усилия должны оцениваться, а не игнорироваться.
Какие документы нужны для фрилансера в 2025 году: чек-лист
Чтобы не остаться без денег, у вас должен быть полный пакет документов. Вот чек-лист на 2025 год:
- Договор: Один на проект или рамочный (на 3–6 месяцев)
- Акт сдачи-приемки: Обязательно после каждого проекта
- Счет-фактура: Если вы ИП или ООО — обязательно. Физлицо — не нужно, но полезно для прозрачности
- Акт сверки: Если работа длится долго — подпишите промежуточные акты
- Техническое задание (ТЗ): Обязательно. Без ТЗ — нет основания для акта
- Переписка в электронном виде: Сохраняйте все сообщения, особенно по поводу требований и изменений
- Подтверждение оплаты: Скриншот или выписка из банка — храните 5 лет
- Копии документов: Все — в PDF, на облаке и флешке. Резервная копия — ваша страховка
Собирайте этот пакет для каждого клиента. Даже если он кажется «надежным». Лучше перестраховаться, чем потерять 50 тысяч рублей.
Заключение: акт — это не бумажка, а ваш профессиональный статус
Акт сдачи-приемки — это не формальность. Это инструмент, который превращает вашу работу из «временной помощи» в профессиональный продукт. Клиент, который подписывает акт — это клиент, который уважает ваш труд. Клиент, который отказывается — это потенциальный рисковый партнер.
Если вы фрилансер — то ваш главный продукт не просто результат. Ваш продукт — это доверие, которое подтверждается документами. Акт делает вас серьезным. Он говорит клиенту: «Я не просто делаю дизайн. Я профессионал, который работает по правилам». Он говорит банку: «Он — реальный предприниматель». Он говорит суду: «Его работа была выполнена».
Не ждите, пока вас обманут. Не думайте: «У нас же хорошие отношения». Отношения — это забота. А акт — это её выражение в форме, которую можно проверить, доказать и защитить. Составляйте акты до первого проекта. Учитесь делать это быстро и без страха. И каждый раз, когда вы подписываете акт — вы не просто получаете оплату. Вы укрепляете свою репутацию как профессионала, который не боится документировать свою работу.
FAQ
Можно ли использовать акт сдачи-приемки без печати и подписи заказчика?
Подпись — обязательна. Без нее акт не имеет юридической силы. Печать — не обязательна для физлиц и ИП, если только в договоре это не прописано. Но подпись — обязательно. Если клиент подписывает PDF-версию от руки и возвращает скан — это полностью законно. Электронная подпись (КЭП) — еще надежнее.
Что делать, если заказчик подписал акт, но не оплатил?
Подписанный акт — это основание для предъявления претензии. Напишите официальную претензию с требованием оплаты в течение 10 дней. Если не ответят — подавайте иск в суд. Акт подтверждает факт выполнения работ, а значит — вы имеете право требовать оплаты.
Какой шаблон акта лучше выбрать для копирайтера?
Лучший шаблон — с детальным перечислением статей, их объемом, ключевыми словами и местом публикации. Добавьте приложение с текстами или ссылками. Укажите критерии: «текст без ошибок», «SEO-оптимизация», «уникальность 95%+». Это защитит вас от претензий по качеству.
Нужно ли делать акт, если работа сделана бесплатно?
Да. Даже если работа бесплатная — акт подтверждает, что вы выполнили обязательства. Это важно для бухгалтерии (если вы ИП), для репутации и в случае, если клиент попросит доработки. Акт — это не про деньги. Это про ответственность.
Можно ли использовать один акт на несколько проектов?
Нет. Каждый проект — отдельный акт. Если вы сделали 3 работы в одном месяце — три акта. Иначе вы рискуете: клиент может сказать, что оплата за один проект — а акт на три. Это создает путаницу и может привести к спорам.
Сколько времени хранить акты?
По закону — не менее 5 лет. Это срок исковой давности по договорам. Храните сканы в облаке (Google Drive, Яндекс.Диск) и на флешке. Не удаляйте даже старые акты — они могут понадобиться при проверке.
Как доказать выполнение работы, если заказчик не подписал акт?
Если нет акта — используйте: переписку (сообщения, письма), скриншоты выполненной работы, даты загрузки файлов (через Google Drive или Dropbox), свидетельские показания, если были другие участники. Но это сложнее и дороже. Акт — самый надежный способ. Поэтому всегда требуйте его.
Стоит ли оформлять акт, если клиент — частное лицо?
Да. Частные лица тоже могут отказаться платить — и у вас не будет доказательств. Акт защищает вас даже от «друзей» и знакомых, которые вдруг решат, что работа «не та». Профессионализм — это не про статус клиента. Это про системность.